.: Contabilidade Ferreira :.

1 – FORMALIDADES DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL:

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A escrituração contábil deve ser executada com observância das disposições legais, em idioma e moeda corrente nacional, em forma mercantil, com individuação e clareza, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transportes para as margens.

O "Diário" e o "Razão" constituem registros permanentes. Os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil, observadas as peculiaridades da sua função.

2 – REGISTROS CONTÁBEIS:

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O sistema de escrituração contábil deve ser uniforme, com registros lastreados em documentos de origem externa (provenientes de terceiros) ou interna (gerada na própria empresa) ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e prática dos atos administrativos. Os documentos, livros, registros e outras peças que compõe a escrituração contábil devem ser revestidos de formalidades definidas na legislação e na técnica contábil, mantidos em boa guarda enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

3 – LIVRO DIÁRIO GERAL:

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O Livro Diário é de uso obrigatório por exigência da legislação mercantil, tributária, trabalhista e previdenciária, dentre outras, e nele será lançado, em ordem cronológica, com individualização, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, incluídas as de natureza aleatória, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.

Admite-se a escrituração resumida no Diário, com valores totais que não excedam ao período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para registro individuado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação.

O transporte para o livro Diário dos totais mensais dos livros auxiliares, deve ser feita com referência às páginas em que as operações se encontram lançadas nos livros auxiliares devidamente registrados.

O Balanço e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício serão transcritos no "Diário", completando-se com as assinaturas do Contabilista e do titular ou representante legal da Entidade. Igual procedimento será adotado quanto às Demonstrações Contábeis elaboradas por força de disposições legais, contratuais ou estatutárias. No caso de substituição do Livro Diário por fichas, a pessoa jurídica adotará livro próprio para inscrição do balanço e demais demonstrações financeiras, o qual será autenticado no órgão de registro competente.

4 – LIVROS AUXILIZARES – CAIXA E CONTAS CORRENES:

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Os livros auxiliares, tais como Caixa e Contas-Correntes, que também poderão ser escriturados em fichas, estão dispensada de autenticação quando as operações a que se reportarem tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livros devidamente registrados (§ 1°, do Art. 269, do RIR/99).

5 – LIVRO RAZÃO:

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A pessoa jurídica tributada com base no real deverá manter, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar por conta ou sub-conta, os lançamentos efetuados no Diário, mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação. A escrituração deve ser individualizada, obedecendo a ordem cronológica das operações (Art. 259, do RIR/99).

O livro Razão ou as fichas estão dispensados de registro e autenticação nos órgãos competentes.

6 – AUNTENTICAÇÃO DO LIVRO DIÁRIO:

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Os livros ou fichas do Diário, bem como os livros auxiliares, deverão conter termos de abertura e de encerramento, datados e assinados pelo titular da empresa ou seu representante legal e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade e ser submetidos à autenticação no órgão competente do Registro do Comércio, no caso de empresa mercantil, e quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos. No caso de adoção de processo eletrônico para escrituração contábil, os formulários contínuos, numerados mecânica ou tipograficamente, serão destacados e encadernados em forma de livro.

A autenticação poderá ser feita antes ou depois do livro ser escriturado. Para fins do imposto de renda é aceita escrituração do livro diário com autenticação em data posterior aos registros das operações, desde que a autenticação seja feita até a data de entrega da declaração de rendimentos da pessoa jurídica, do correspondente ano calendário.

6 – VISTO DO JUIZ NO BALANÇO:

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Com base na Lei de Falências, o Balanço Patrimonial depois de transcrito no livro Diário e assinado, no prazo de 60 dias seguintes ao encerramento do exercício social, deverá ser levado à presença do Juiz de Direito na jurisdição do estabelecimento principal, para aposição de sua rubrica. Para os Balanços encerrados em 31 de dezembro de 2002, o prazo encerrou-se em 1° de março de 2003.

Cumprida esta exigência, a empresa não poderá ser acusada, no caso de falência, de ter sua escrituração atrasada ou de não haver cumprido determinação legal.

Decorrido o prazo de 60 dias e por motivo relevante não tenha submetido o Balanço para aposição da rubrica do Juiz, é necessário que a empresa faça um requerimento (assinado pelo próprio titular, sócio ou diretor da empresa), expondo os motivos do atraso e solicitando que o balanço seja rubricado.

No caso de falência, a falta de apresentação do balanço para aposição da rubrica do Juiz, poderá caracterizar Crime Falimentar, punindo o devedor com detenção de 6 meses a 3 anos.

Ref.: Decreto-lei nº 7.661/45, Art. 186, Inciso VII - Lei de Falências.

7 – USO DE CÓDIGOS E ABREVIATURAS:

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A terminologia utilizada deverá expressar o verdadeiro significado das transações, admitindo-se o uso de códigos e/ou abreviaturas nos históricos dos lançamentos, desde que permanentes e uniformes, deve constar, em elenco identificador, no "Diário" ou em registro especial (livro próprio) revestido das formalidades de registro e autenticação (§ 1, do Art. 2°, do Decreto Lei n° 486, de 1969; § 1, do Art. 269, do RIR/99, item 7 do PN CST n° 11, de 1985)

8 – PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS:

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Os livros comerciais e fiscais poderão ser escriturados por sistema de processamento eletrônico de dados, em folhas contínuas, que deverão ser numeradas, em ordem seqüencial, mecânica ou tipograficamente, conter termos de abertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação no órgão competente do Registro do Comércio, e, quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos (Art. 255 e § 4°, do Art. 258 do RIR/99).

8.1 – CONSERVAÇÃO DOS ARQUIVOS MAGNÉTICOS:

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As pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal ficam obrigadas a manter, à disposição da Secretaria da Receita Federal (SRF), os respectivos arquivos digitais e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária. (Art. 265 do RIR/99, Art. 72 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 2001, e Art. 1° da Instrução Normativa SRF nº 086, de 2001).

Nota: As empresas optantes pelo Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples), de que trata a Lei nº 9.317/96, ficam dispensadas do cumprimento dessa obrigação (§ único, do Art. 1°, da Instrução Normativa SRF nº 086, de 2001).

As pessoas jurídicas obrigadas à apresentação dos arquivos, quando intimadas pelos Auditores-Fiscais da Receita Federal (AFRF), deverão apresentar no prazo de vinte dias, os arquivos digitais e sistemas contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas ou financeiras. As informações que deverão ser apresentadas em arquivos padronizados são: registros contábeis; fornecedores e clientes; documentos fiscais; comércio exterior; controle de estoque e registro de inventário; relação insumo/produto; controle patrimonial; folha de pagamento (Art. 2° da Instrução Normativa SRF nº 086, de 2001 e Art. 1° do Ato Declaratório Executivo – Cofis n° 015, de 2001).

A critério da autoridade requisitante, os arquivos digitais poderão ser apresentados em forma diferente da estabelecida, inclusive em decorrência de exigência de outros órgãos públicos.

8.2 – DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA DO SISTEMA:

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O usuário de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada. (Art. 38, da Lei n° 9.430, de 1996; e Art. 267, do RIR/99)

9 – MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS E LIVROS:

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A microfilmagem de documentos para fins de arquivamento, segurança ou manuseio é disciplinada pela Lei nº 5.433, de 1968, regulamentada pelo Decreto nº 64.398, de 1969, e posteriormente examinado pelo Parecer Normativo nº 21, de 1980, assegura que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos nele efetuados deverão ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram, conforme disposto no § único, do art. 195, do Código Tributário Nacional.

10 – CONSERVAÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS:

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É obrigatória a conservação em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial (Art. 4º, do Decreto-Lei n° 486, de 1969, e, caput do Art. 264 do RIR/99).

Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios (Art. 37, da Lei n° 9.430, de 1996, e, § 3°, do Art. 264 do RIR/99).

O direito da Fazenda Pública de constituir crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado (Art. 173, do CTN). Nos casos de lançamento do imposto de renda, o prazo extingue-se após cinco anos, contados da ocorrência do fato gerador, se a lei não fixar prazo para homologação, (Art. 899 do RIR/99).

11 – EXTRAVIOS, DETERIORAÇÃO OU DESTRUIÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS:

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Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de 48 horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição. (Art. 10, do Decreto-Lei n° 486, de 1969, e, § 1°, do Art. 264 do RIR/99). A legalização de novos livros ou fichas só será providenciada depois de observada as citadas formalidades.

12 – DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS OBRIGATÓRIAS:

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O Balanço e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício serão transcritos no "Diário", completando-se com as assinaturas do Contabilista e do titular ou representante legal da Entidade. Igual procedimento será adotado quanto às Demonstrações Contábeis elaboradas por força de disposições legais, contratuais ou estatutárias.

Para os fins do imposto de renda, ao final de cada período de incidência do imposto, o contribuinte deverá apurar o lucro líquido mediante a elaboração, com observância das disposições da lei comercial, do balanço patrimonial, da demonstração do resultado do período de apuração e da demonstração de lucros ou prejuízos acumulados (Art. 274 do RIR/99). O balanço ou balancete mensais levantados para fins de suspensão ou redução do imposto de renda e da contribuição social deverá ser transcrito no Diário ou no LALUR (§ 1°, I, do Art. 230, § 2°, do Art. 274 do RIR/99).

No caso de substituição do Livro Diário por fichas, a pessoa jurídica adotará livro próprio para inscrição do balanço e demais demonstrações financeiras, o qual será autenticado no órgão de registro competente. Fica dispensada a adoção de livro próprio, se no encerramento do período de apuração do lucro real, sejam inseridas as demonstrações contábeis obrigatórias, nos formulários impressos por meio de processamento eletrônico de dados, e submetidos à autenticação do órgão competente (Subitem 6.2, do PN CST n° 11/85).

FUNDAMENTO LEGAL:

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Medida Provisória nº 2.158-35, de 2001 – DOU de 27/08/2001

Instrução Normativa SRF nº 086, de 2001 – DOU de 23/10/2001

Ato Declaratório Executivo SRF/COFIS n° 015, de 2001– DOU de 26/10/2001

Parecer Normativo CST n° 347, de 1970 – DOU de 29/10/70

Parecer Normativo CST n° 11, de 1985 – DOU de 17/09/85

Decreto Lei n° 486, de 1969 – DOU de 04/03/69

Decreto n° 64.567, de 1969 – DOU de 26/05/69

RIR/99 - Art. 230, 258, 265, 269, 270, 274 e 923

Resolução CFC n° 563, de 1983.

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PRÁTICA FISCAL – IPI E ICMS/SP

MODELOS E NORMAS PARA ESCRITURAÇÃO DE LIVROS FISCAIS

O contribuinte deverá manter, em cada estabelecimento, conforme as operações e prestações que desenvolver, livros fiscais próprios, previstos na legislação do ICMS/SP (Artigos 213 e seguintes do RICMS/SP) e do IPI (Artigos 378 e seguintes do RIPI/2002) conforme segue:

1 – LIVRO REGISTRO DE ENTRADAS, MODELO 1 OU 1-A

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Destina-se à escrituração de documentos fiscais relativos à entrada de mercadorias no estabelecimento, sejam elas destinadas à comercialização, industrialização, ativo fixo, consumo etc, inclusive àquelas mercadorias que não transitaram pelo estabelecimento adquirente; a qualquer título, tais como compras, devoluções, transferências etc; e documentos fiscais relativos aos serviços tomados pelo estabelecimento que estejam sujeitos ao ICMS.

Deverão utilizar o Livro Registro de Entradas, modelo 1, os estabelecimentos que realizem atividade comercial e industrial, contribuintes do ICMS e do IPI; e o modelo 1-A, os estabelecimentos que realizem somente a atividade comercial, contribuintes exclusivamente do ICMS . A diferença entre os dois Modelos 1 e 1-A, é o campo de IPI, utilizado pela industria para registrar o crédito deste imposto.

Os lançamentos das operações ou prestações serão escriturados individualmente, por ordem cronológica das entradas efetivas de mercadorias no estabelecimento ou pela ordem de data de aquisição ou desembaraço aduaneiro, quando a mercadoria não transitar pelo estabelecimento adquirente ou importador, ou ainda, dos serviços tomados. O prazo para escrituração do livro Registro de Entradas é de 5 (cinco) dias contados da data do documento a ser escriturado.

Os lançamentos serão feitos por documento, desdobrados em tantas linhas quantas forem as alíquotas do imposto e as naturezas das operações ou prestações, segundo o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), nas colunas próprias; ou seja, se uma mesma nota fiscal contiver produtos para comercialização ou produção e produtos para o ativo fixo, deverá ser separada por produto, em suas linhas e colunas respectivamente.

2 – LIVRO REGISTRO DE SAÍDAS, MODELO 2 OU 2-A

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Destina-se à escrituração de documentos fiscais relativos à saída de mercadorias do estabelecimento, a qualquer título, bem como a transmissão da propriedade de mercadorias entregues aos clientes sem transitar pelo estabelecimento remetente, saídas diretamente de armazéns gerais, depósitos fechados ou repartições alfandegadas; e documentos fiscais relativos à prestação de serviços de comunicação e de transportes sujeitos ao ICMS.

Deverão utilizar o Livro Registro de Saídas, Modelo 2, os estabelecimentos que realizem atividade comercial e industrial, contribuintes do ICMS e do IPI; e o Modelo 2-A, os estabelecimento que realizem somente a atividade comercial, contribuinte exclusivamente do ICMS. A diferença entre os dois Modelo 2 e 2-A, é o campo do IPI, utilizado pela indústria para registrar o débito deste imposto.

Os lançamentos das operações e prestações serão feitos por ordem cronológica, segundo as datas de emissão dos documentos fiscais, pelos totais diários, no prazo de cinco dias subseqüentes ao da ocorrência do fato gerador (Parágrafo 2°, do Artigo 381 do RIPI/2002), com desdobramento em tantas linhas quantas forem as alíquotas aplicadas do imposto e as naturezas das operações ou prestações, de acordo com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), sendo permitido o registro conjunto dos documentos de numeração seguida da mesma série e subsérie.

3 – LIVRO REGISTRO DE CONTROLE DA PRODUÇÃO E DO ESTOQUE, MODELO 3

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Utilizado por estabelecimento industrial ou a ele equiparado pela legislação federal, e por comerciante atacadista, podendo, a critério do fisco, ser exigido de estabelecimento de contribuinte de outro setor, com as adaptações necessárias.

4 – LIVRO REGISTRO DE SELO ESPECIAL DE CONTROLE, MODELO 4

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Utilizado nas hipóteses previstas na legislação do IPI, pelo estabelecimento que fabricar, importar ou licitar produtos sujeitos ao emprego do selo de controle.

5 – LIVRO REGISTRO DE IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS, MODELO 5

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O livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5, destina-se à escrituração da confecção de impressos de documentos fiscais previstos no artigo 124, para terceiro ou para o próprio estabelecimento impressor.

Os registros serão feitos operação a operação, em ordem cronológica das saídas dos impressos fiscais confeccionados, ou de sua elaboração no caso de serem utilizados pelo próprio estabelecimento. Sua escrituração não poderá atrasar-se por mais de 5 dias.

6 – LIVRO REGISTRO DE UTILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS E TERMOS DE OCORRÊNCIAS, MODELO 6

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Livro utilizado por todos estabelecimentos contribuinte do IPI e do ICMS.

O livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, Modelo 6, destina-se à escrituração da entrada de notas fiscais de uso do próprio contribuinte, impressas por estabelecimentos gráficos ou pelo próprio contribuinte usuário, bem como à lavratura, pelo Fisco, de termos de ocorrências e, pelo usuário, à anotações de qualquer irregularidade ou falta praticada, ou outra comunicação ao Fisco, prevista no regulamento ou ato normativo.

A escrituração deverá ser feita por registros de operação a operação, em ordem cronológica de aquisição ou confecção própria, devendo ser utilizada uma folha para cada espécie, série e subsérie, se houver, do impresso de documento fiscal.

Do total de folhas deste livro, 50% (cinqüenta por cento), no mínimo, deverão ser impressas no final do livro, e serão destinadas à lavratura, pelo Fisco, de termos de ocorrências, e pelo contribuinte para anotações de qualquer irregularidade ou falta praticada, ou outra comunicação ao Fisco, prevista em regulamento ou ato normativo.

7 – LIVRO REGISTRO DE INVENTÁRIO, MODELO 7

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Pela legislação do ICMS e do IPI, o livro Registro de Inventário, Modelo 7, destina-se a arrolar, pelos seus valores e com especificações que permitam sua perfeita identificação: mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos manufaturados e produtos em fabricação, existentes no estabelecimento na época do balanço.

No livro Registro de Inventário, deverão ser também arrolados, separadamente, mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos manufaturados pertencentes ao estabelecimento, em poder de terceiros; e os pertencentes a terceiros em poder do estabelecimento (Artigo 221, do RICMS/SP).

O arrolamento em cada grupo deverá ser feito:

a) segundo a ordenação da tabela progressiva na legislação do IPI;

b) de acordo com a situação tributária da mercadoria, tal como tributada, não tributada, isenta.

O inventário deverá ser levantado em cada estabelecimento no último dia do ano-calendário para a empresa que não mantiver escrita contábil, devendo a escrituração ser efetivada dentro de 60 (sessenta) dias, contados da data do encerramento do balanço, ou do último dia do ano civil.

Inexistindo estoque, o contribuinte mencionará esse fato na primeira linha, após preencher o cabeçalho da página.

A escrituração do livro Registro de Inventário, incluindo as adaptações para atender a legislação do Imposto de Renda, encontra-se no texto publicado sob título Livro de Inventário, Modelo 7.

8 – LIVRO REGISTRO DE APURAÇÃO DO IPI, MODELO 8

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O livro Registro de Apuração do IPI, modelo 8, deve ser utilizado pelos estabelecimentos industriais ou a ele equiparado, contribuinte do IPI.

A escrituração deste livro deverá ser encerrada no último dia de cada período de apuração, consignando, de acordo com os períodos de apuração, os totais dos valores contábeis e dos valores fiscais das operações de entradas e saídas, extraídas dos livros próprios, atendendo os Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP). Neste livro, também serão registrados os débitos e os créditos do imposto, os saldos apurados e outros elementos que venham a ser exigidos pela legislação.

Ref.: Artigo 222 do RICMS/SP e Artigo 399 a 400 do RIPI.

9 – LIVRO REGISTRO DE APURAÇÃO DO ICMS, MODELO 9

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O livro Registro de Apuração do ICMS, modelo 9, destina-se a anotar os totais dos valores contábeis e os dos valores fiscais, relativos ao imposto, das operações de entrada e de saída e das prestações recebidas e realizadas, extraídos dos livros próprios e agrupados segundo o Código Fiscal de Operações e Prestações

Neste livro serão registrados, os débitos e os créditos fiscais, a apuração dos saldos e os dados relativos às guias de informação e às guias de recolhimento do imposto.

A escrituração do livro será feita no final do período de apuração do imposto.

10 – LIVRO DE MOVIMENTAÇÃO DE COMBUSTÍVEIS – LMC

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Escriturado diariamente por posto revendedor de combustíveis, observada a legislação federal específica, sem prejuízo de eventuais normas complementares expedidas pela Secretaria da Fazenda.

11 – LIVRO DE MOVIMENTAÇÃO DE PROCUTOS – LMP

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Escriturado diariamente pelo Transportador Revendedor Retalhista (TRR) e pelo Transportador Revendedor Retalhista na Navegação Interior (TRRNI).

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Fundamento Legal: Artigos 213 e seguintes do RICMS/SP; e, Artigos 378 e seguintes do RIPI/2002.