1 – FORMALIDADES DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL:--------------------------------------------------------------------------------A escrituração contábil deve ser executada com observância das disposições legais,em idioma e moeda corrente nacional, em forma mercantil, com individuação eclareza, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nementrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transportes para as margens. O "Diário" e o "Razão" constituem registros permanentes. Os registros auxiliares,quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil,observadas as peculiaridades da sua função.2 – REGISTROS CONTÁBEIS:--------------------------------------------------------------------------------O sistema de escrituração contábil deve ser uniforme, com registros lastreados emdocumentos de origem externa (provenientes de terceiros) ou interna (gerada naprópria empresa) ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciemfatos e prática dos atos administrativos. Os documentos, livros, registros e outraspeças que compõe a escrituração contábil devem ser revestidos de formalidadesdefinidas na legislação e na técnica contábil, mantidos em boa guarda enquanto nãoprescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. 3 – LIVRO DIÁRIO GERAL:--------------------------------------------------------------------------------O Livro Diário é de uso obrigatório por exigência da legislação mercantil, tributária,trabalhista e previdenciária, dentre outras, e nele será lançado, em ordemcronológica, com individualização, clareza e referência ao documento probante,todas as operações ocorridas, incluídas as de natureza aleatória, e quaisquer outrosfatos que provoquem variações patrimoniais.Admite-se a escrituração resumida no Diário, com valores totais que não excedamao período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ourealizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliarespara registro individuado e conservados os documentos que permitam sua perfeitaverificação.O transporte para o livro Diário dos totais mensais dos livros auxiliares, deve serfeita com referência às páginas em que as operações se encontram lançadas noslivros auxiliares devidamente registrados.O Balanço e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício serãotranscritos no "Diário", completando-se com as assinaturas do Contabilista e dotitular ou representante legal da Entidade. Igual procedimento será adotado quantoàs Demonstrações Contábeis elaboradas por força de disposições legais,contratuais ou estatutárias. No caso de substituição do Livro Diário por fichas, apessoa jurídica adotará livro próprio para inscrição do balanço e demaisdemonstrações financeiras, o qual será autenticado no órgão de registrocompetente.4 – LIVROS AUXILIZARES – CAIXA E CONTAS CORRENES:--------------------------------------------------------------------------------Os livros auxiliares, tais como Caixa e Contas-Correntes, que também poderão serescriturados em fichas, estão dispensada de autenticação quando as operações aque se reportarem tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livrosdevidamente registrados (§ 1°, do Art. 269, do RIR/99).5 – LIVRO RAZÃO:--------------------------------------------------------------------------------A pessoa jurídica tributada com base no real deverá manter, em boa ordem esegundo as normas contábeis recomendadas, livro Razão ou fichas utilizados pararesumir e totalizar por conta ou sub-conta, os lançamentos efetuados no Diário,mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação. A escrituraçãodeve ser individualizada, obedecendo a ordem cronológica das operações (Art. 259,do RIR/99).O livro Razão ou as fichas estão dispensados de registro e autenticação nos órgãoscompetentes.6 – AUNTENTICAÇÃO DO LIVRO DIÁRIO:--------------------------------------------------------------------------------Os livros ou fichas do Diário, bem como os livros auxiliares, deverão conter termosde abertura e de encerramento, datados e assinados pelo titular da empresa ou seurepresentante legal e por contabilista legalmente habilitado, com indicação donúmero de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade e ser submetidos àautenticação no órgão competente do Registro do Comércio, no caso de empresamercantil, e quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil de PessoasJurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos. No caso de adoçãode processo eletrônico para escrituração contábil, os formulários contínuos,numerados mecânica ou tipograficamente, serão destacados e encadernados emforma de livro. A autenticação poderá ser feita antes ou depois do livro ser escriturado. Para fins doimposto de renda é aceita escrituração do livro diário com autenticação em dataposterior aos registros das operações, desde que a autenticação seja feita até a datade entrega da declaração de rendimentos da pessoa jurídica, do correspondente anocalendário.6 – VISTO DO JUIZ NO BALANÇO:--------------------------------------------------------------------------------Com base na Lei de Falências, o Balanço Patrimonial depois de transcrito no livroDiário e assinado, no prazo de 60 dias seguintes ao encerramento do exercíciosocial, deverá ser levado à presença do Juiz de Direito na jurisdição doestabelecimento principal, para aposição de sua rubrica. Para os Balançosencerrados em 31 de dezembro de 2002, o prazo encerrou-se em 1° de março de2003.Cumprida esta exigência, a empresa não poderá ser acusada, no caso de falência,de ter sua escrituração atrasada ou de não haver cumprido determinação legal.Decorrido o prazo de 60 dias e por motivo relevante não tenha submetido o Balançopara aposição da rubrica do Juiz, é necessário que a empresa faça um requerimento(assinado pelo próprio titular, sócio ou diretor da empresa), expondo os motivos doatraso e solicitando que o balanço seja rubricado.No caso de falência, a falta de apresentação do balanço para aposição da rubrica doJuiz, poderá caracterizar Crime Falimentar, punindo o devedor com detenção de 6meses a 3 anos.Ref.: Decreto-lei nº 7.661/45, Art. 186, Inciso VII - Lei de Falências.7 – USO DE CÓDIGOS E ABREVIATURAS:--------------------------------------------------------------------------------A terminologia utilizada deverá expressar o verdadeiro significado das transações,admitindo-se o uso de códigos e/ou abreviaturas nos históricos dos lançamentos,desde que permanentes e uniformes, deve constar, em elenco identificador, no"Diário" ou em registro especial (livro próprio) revestido das formalidades de registroe autenticação (§ 1, do Art. 2°, do Decreto Lei n° 486, de 1969; § 1, do Art. 269, doRIR/99, item 7 do PN CST n° 11, de 1985)8 – PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS:--------------------------------------------------------------------------------Os livros comerciais e fiscais poderão ser escriturados por sistema deprocessamento eletrônico de dados, em folhas contínuas, que deverão sernumeradas, em ordem seqüencial, mecânica ou tipograficamente, conter termos deabertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação no órgão competentedo Registro do Comércio, e, quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil dePessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos (Art. 255 e §4°, do Art. 258 do RIR/99).8.1 – CONSERVAÇÃO DOS ARQUIVOS MAGNÉTICOS:--------------------------------------------------------------------------------As pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de processamento eletrônico de dadospara registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ouelaborar documentos de natureza contábil ou fiscal ficam obrigadas a manter, àdisposição da Secretaria da Receita Federal (SRF), os respectivos arquivos digitaise sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária. (Art. 265 doRIR/99, Art. 72 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 2001, e Art. 1° da InstruçãoNormativa SRF nº 086, de 2001).Nota: As empresas optantes pelo Sistema Integrado de Pagamento de Impostos eContribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples), de quetrata a Lei nº 9.317/96, ficam dispensadas do cumprimento dessa obrigação (§único, do Art. 1°, da Instrução Normativa SRF nº 086, de 2001).As pessoas jurídicas obrigadas à apresentação dos arquivos, quando intimadaspelos Auditores-Fiscais da Receita Federal (AFRF), deverão apresentar no prazo devinte dias, os arquivos digitais e sistemas contendo informações relativas aos seusnegócios e atividades econômicas ou financeiras. As informações que deverão serapresentadas em arquivos padronizados são: registros contábeis; fornecedores eclientes; documentos fiscais; comércio exterior; controle de estoque e registro deinventário; relação insumo/produto; controle patrimonial; folha de pagamento (Art. 2°da Instrução Normativa SRF nº 086, de 2001 e Art. 1° do Ato Declaratório Executivo– Cofis n° 015, de 2001).A critério da autoridade requisitante, os arquivos digitais poderão ser apresentadosem forma diferente da estabelecida, inclusive em decorrência de exigência de outrosórgãos públicos.8.2 – DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA DO SISTEMA:--------------------------------------------------------------------------------O usuário de sistema de processamento de dados deverá manter documentaçãotécnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria,facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica,quando solicitada. (Art. 38, da Lei n° 9.430, de 1996; e Art. 267, do RIR/99) 9 – MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS E LIVROS:--------------------------------------------------------------------------------A microfilmagem de documentos para fins de arquivamento, segurança ou manuseioé disciplinada pela Lei nº 5.433, de 1968, regulamentada pelo Decreto nº 64.398, de1969, e posteriormente examinado pelo Parecer Normativo nº 21, de 1980, asseguraque os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes delançamentos nele efetuados deverão ser conservados até que ocorra a prescriçãodos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram, conformedisposto no § único, do art. 195, do Código Tributário Nacional.10 – CONSERVAÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS:--------------------------------------------------------------------------------É obrigatória a conservação em ordem, enquanto não prescritas eventuais açõesque lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade,ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificarsua situação patrimonial (Art. 4º, do Decreto-Lei n° 486, de 1969, e, caput do Art.264 do RIR/99).Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos querepercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados atéque se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditostributários relativos a esses exercícios (Art. 37, da Lei n° 9.430, de 1996, e, § 3°, doArt. 264 do RIR/99).O direito da Fazenda Pública de constituir crédito tributário extingue-se após 5(cinco) anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que olançamento poderia ter sido efetuado (Art. 173, do CTN). Nos casos de lançamentodo imposto de renda, o prazo extingue-se após cinco anos, contados da ocorrênciado fato gerador, se a lei não fixar prazo para homologação, (Art. 899 do RIR/99). 11 – EXTRAVIOS, DETERIORAÇÃO OU DESTRUIÇÃO DE LIVROS EDOCUMENTOS:--------------------------------------------------------------------------------Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos oupapéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal degrande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato edeste dará minuciosa informação, dentro de 48 horas, ao órgão competente doRegistro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria daReceita Federal de sua jurisdição. (Art. 10, do Decreto-Lei n° 486, de 1969, e, § 1°,do Art. 264 do RIR/99). A legalização de novos livros ou fichas só será providenciadadepois de observada as citadas formalidades.12 – DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS OBRIGATÓRIAS:--------------------------------------------------------------------------------O Balanço e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício serãotranscritos no "Diário", completando-se com as assinaturas do Contabilista e dotitular ou representante legal da Entidade. Igual procedimento será adotado quantoàs Demonstrações Contábeis elaboradas por força de disposições legais,contratuais ou estatutárias. Para os fins do imposto de renda, ao final de cada período de incidência do imposto,o contribuinte deverá apurar o lucro líquido mediante a elaboração, com observânciadas disposições da lei comercial, do balanço patrimonial, da demonstração doresultado do período de apuração e da demonstração de lucros ou prejuízosacumulados (Art. 274 do RIR/99). O balanço ou balancete mensais levantados parafins de suspensão ou redução do imposto de renda e da contribuição social deveráser transcrito no Diário ou no LALUR (§ 1°, I, do Art. 230, § 2°, do Art. 274 doRIR/99).No caso de substituição do Livro Diário por fichas, a pessoa jurídica adotará livropróprio para inscrição do balanço e demais demonstrações financeiras, o qual seráautenticado no órgão de registro competente. Fica dispensada a adoção de livropróprio, se no encerramento do período de apuração do lucro real, sejam inseridasas demonstrações contábeis obrigatórias, nos formulários impressos por meio deprocessamento eletrônico de dados, e submetidos à autenticação do órgãocompetente (Subitem 6.2, do PN CST n° 11/85). FUNDAMENTO LEGAL:--------------------------------------------------------------------------------Medida Provisória nº 2.158-35, de 2001 – DOU de 27/08/2001Instrução Normativa SRF nº 086, de 2001 – DOU de 23/10/2001Ato Declaratório Executivo SRF/COFIS n° 015, de 2001– DOU de 26/10/2001Parecer Normativo CST n° 347, de 1970 – DOU de 29/10/70Parecer Normativo CST n° 11, de 1985 – DOU de 17/09/85Decreto Lei n° 486, de 1969 – DOU de 04/03/69Decreto n° 64.567, de 1969 – DOU de 26/05/69RIR/99 - Art. 230, 258, 265, 269, 270, 274 e 923Resolução CFC n° 563, de 1983.--------------------------------------------------------------------------------PRÁTICA FISCAL – IPI E ICMS/SPMODELOS E NORMAS PARA ESCRITURAÇÃO DE LIVROS FISCAISO contribuinte deverá manter, em cada estabelecimento, conforme as operações eprestações que desenvolver, livros fiscais próprios, previstos na legislação doICMS/SP (Artigos 213 e seguintes do RICMS/SP) e do IPI (Artigos 378 e seguintesdo RIPI/2002) conforme segue:1 – LIVRO REGISTRO DE ENTRADAS, MODELO 1 OU 1-A--------------------------------------------------------------------------------Destina-se à escrituração de documentos fiscais relativos à entrada de mercadoriasno estabelecimento, sejam elas destinadas à comercialização, industrialização, ativofixo, consumo etc, inclusive àquelas mercadorias que não transitaram peloestabelecimento adquirente; a qualquer título, tais como compras, devoluções,transferências etc; e documentos fiscais relativos aos serviços tomados peloestabelecimento que estejam sujeitos ao ICMS.Deverão utilizar o Livro Registro de Entradas, modelo 1, os estabelecimentos querealizem atividade comercial e industrial, contribuintes do ICMS e do IPI; e o modelo1-A, os estabelecimentos que realizem somente a atividade comercial, contribuintesexclusivamente do ICMS . A diferença entre os dois Modelos 1 e 1-A, é o campo deIPI, utilizado pela industria para registrar o crédito deste imposto.Os lançamentos das operações ou prestações serão escriturados individualmente,por ordem cronológica das entradas efetivas de mercadorias no estabelecimento oupela ordem de data de aquisição ou desembaraço aduaneiro, quando a mercadorianão transitar pelo estabelecimento adquirente ou importador, ou ainda, dos serviçostomados. O prazo para escrituração do livro Registro de Entradas é de 5 (cinco) diascontados da data do documento a ser escriturado.Os lançamentos serão feitos por documento, desdobrados em tantas linhas quantasforem as alíquotas do imposto e as naturezas das operações ou prestações,segundo o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), nas colunas próprias;ou seja, se uma mesma nota fiscal contiver produtos para comercialização ouprodução e produtos para o ativo fixo, deverá ser separada por produto, em suaslinhas e colunas respectivamente.2 – LIVRO REGISTRO DE SAÍDAS, MODELO 2 OU 2-A--------------------------------------------------------------------------------Destina-se à escrituração de documentos fiscais relativos à saída de mercadorias doestabelecimento, a qualquer título, bem como a transmissão da propriedade demercadorias entregues aos clientes sem transitar pelo estabelecimento remetente,saídas diretamente de armazéns gerais, depósitos fechados ou repartiçõesalfandegadas; e documentos fiscais relativos à prestação de serviços decomunicação e de transportes sujeitos ao ICMS.Deverão utilizar o Livro Registro de Saídas, Modelo 2, os estabelecimentos querealizem atividade comercial e industrial, contribuintes do ICMS e do IPI; e o Modelo2-A, os estabelecimento que realizem somente a atividade comercial, contribuinteexclusivamente do ICMS. A diferença entre os dois Modelo 2 e 2-A, é o campo doIPI, utilizado pela indústria para registrar o débito deste imposto.Os lançamentos das operações e prestações serão feitos por ordem cronológica,segundo as datas de emissão dos documentos fiscais, pelos totais diários, no prazode cinco dias subseqüentes ao da ocorrência do fato gerador (Parágrafo 2°, doArtigo 381 do RIPI/2002), com desdobramento em tantas linhas quantas forem asalíquotas aplicadas do imposto e as naturezas das operações ou prestações, deacordo com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), sendo permitido oregistro conjunto dos documentos de numeração seguida da mesma série esubsérie. 3 – LIVRO REGISTRO DE CONTROLE DA PRODUÇÃO E DO ESTOQUE,MODELO 3--------------------------------------------------------------------------------Utilizado por estabelecimento industrial ou a ele equiparado pela legislação federal,e por comerciante atacadista, podendo, a critério do fisco, ser exigido deestabelecimento de contribuinte de outro setor, com as adaptações necessárias.4 – LIVRO REGISTRO DE SELO ESPECIAL DE CONTROLE, MODELO 4--------------------------------------------------------------------------------Utilizado nas hipóteses previstas na legislação do IPI, pelo estabelecimento quefabricar, importar ou licitar produtos sujeitos ao emprego do selo de controle.5 – LIVRO REGISTRO DE IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS, MODELO 5--------------------------------------------------------------------------------O livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5, destina-se àescrituração da confecção de impressos de documentos fiscais previstos no artigo124, para terceiro ou para o próprio estabelecimento impressor.Os registros serão feitos operação a operação, em ordem cronológica das saídasdos impressos fiscais confeccionados, ou de sua elaboração no caso de seremutilizados pelo próprio estabelecimento. Sua escrituração não poderá atrasar-se pormais de 5 dias.6 – LIVRO REGISTRO DE UTILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS E TERMOSDE OCORRÊNCIAS, MODELO 6--------------------------------------------------------------------------------Livro utilizado por todos estabelecimentos contribuinte do IPI e do ICMS.O livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências,Modelo 6, destina-se à escrituração da entrada de notas fiscais de uso do própriocontribuinte, impressas por estabelecimentos gráficos ou pelo próprio contribuinteusuário, bem como à lavratura, pelo Fisco, de termos de ocorrências e, pelo usuário,à anotações de qualquer irregularidade ou falta praticada, ou outra comunicação aoFisco, prevista no regulamento ou ato normativo.A escrituração deverá ser feita por registros de operação a operação, em ordemcronológica de aquisição ou confecção própria, devendo ser utilizada uma folha paracada espécie, série e subsérie, se houver, do impresso de documento fiscal. Do total de folhas deste livro, 50% (cinqüenta por cento), no mínimo, deverão serimpressas no final do livro, e serão destinadas à lavratura, pelo Fisco, de termos deocorrências, e pelo contribuinte para anotações de qualquer irregularidade ou faltapraticada, ou outra comunicação ao Fisco, prevista em regulamento ou atonormativo.7 – LIVRO REGISTRO DE INVENTÁRIO, MODELO 7--------------------------------------------------------------------------------Pela legislação do ICMS e do IPI, o livro Registro de Inventário, Modelo 7, destina-sea arrolar, pelos seus valores e com especificações que permitam sua perfeitaidentificação: mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais deembalagem, produtos manufaturados e produtos em fabricação, existentes noestabelecimento na época do balanço.No livro Registro de Inventário, deverão ser também arrolados, separadamente,mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem,produtos manufaturados pertencentes ao estabelecimento, em poder de terceiros; eos pertencentes a terceiros em poder do estabelecimento (Artigo 221, doRICMS/SP).O arrolamento em cada grupo deverá ser feito:a) segundo a ordenação da tabela progressiva na legislação do IPI;b) de acordo com a situação tributária da mercadoria, tal como tributada, nãotributada, isenta.O inventário deverá ser levantado em cada estabelecimento no último dia do ano-calendário para a empresa que não mantiver escrita contábil, devendo aescrituração ser efetivada dentro de 60 (sessenta) dias, contados da data doencerramento do balanço, ou do último dia do ano civil.Inexistindo estoque, o contribuinte mencionará esse fato na primeira linha, apóspreencher o cabeçalho da página. A escrituração do livro Registro de Inventário, incluindo as adaptações para atendera legislação do Imposto de Renda, encontra-se no texto publicado sob título Livro deInventário, Modelo 7.8 – LIVRO REGISTRO DE APURAÇÃO DO IPI, MODELO 8-------------------------------------------------------------------------------O livro Registro de Apuração do IPI, modelo 8, deve ser utilizado pelosestabelecimentos industriais ou a ele equiparado, contribuinte do IPI.A escrituração deste livro deverá ser encerrada no último dia de cada período deapuração, consignando, de acordo com os períodos de apuração, os totais dosvalores contábeis e dos valores fiscais das operações de entradas e saídas,extraídas dos livros próprios, atendendo os Códigos Fiscais de Operações ePrestações (CFOP). Neste livro, também serão registrados os débitos e os créditosdo imposto, os saldos apurados e outros elementos que venham a ser exigidos pelalegislação.Ref.: Artigo 222 do RICMS/SP e Artigo 399 a 400 do RIPI.9 – LIVRO REGISTRO DE APURAÇÃO DO ICMS, MODELO 9--------------------------------------------------------------------------------O livro Registro de Apuração do ICMS, modelo 9, destina-se a anotar os totais dos valores contábeis e os dos valores fiscais, relativos ao imposto, das operações de entrada e de saída e das prestações recebidas e realizadas, extraídos dos livros próprios e agrupados segundo o Código Fiscal de Operações e PrestaçõesNeste livro serão registrados, os débitos e os créditos fiscais, a apuração dos saldos e os dados relativos às guias de informação e às guias de recolhimento do imposto. A escrituração do livro será feita no final do período de apuração do imposto. 10 – LIVRO DE MOVIMENTAÇÃO DE COMBUSTÍVEIS – LMC--------------------------------------------------------------------------------Escriturado diariamente por posto revendedor de combustíveis, observada a legislação federal específica, sem prejuízo de eventuais normas complementares expedidas pela Secretaria da Fazenda. 11 – LIVRO DE MOVIMENTAÇÃO DE PROCUTOS – LMP--------------------------------------------------------------------------------Escriturado diariamente pelo Transportador Revendedor Retalhista (TRR) e pelo Transportador Revendedor Retalhista na Navegação Interior (TRRNI).--------------------------------------------------------------------------------Fundamento Legal: Artigos 213 e seguintes do RICMS/SP; e, Artigos 378 e seguintes do RIPI/2002.
Rosvaldo Ferreira de FreitasContabilista e Consultor Reg. CRC/MG nª 46.396Currículo ProfissionalESCRITURAÇÃO DE LIVROS CONTÁBEIS Rua Dr. Milton Bandeira, 140 - Loja 214 - CENTRAL SHOPPING - cep: 36570-000 VIÇOSA/MGTELEFAX: (31) 3891-1629 - Cel: (31) 9808-0741